ias Aktiengesellschaft

XBN Software zur Klientenberatung für ias

Unsere Aufgabe

Für die ias mental health GmbH sollte eine zentrale Softwarelösung entstehen, die die wesentlichen Abläufe rund um die Beratung und Betreuung von Klienten digital unterstützt. Die bisher unterschiedlichen Arbeitsschritte von der Verwaltung laufender Fälle über die Dokumentation von Beratungsleistungen bis hin zur Leistungserfassung und Einsatzplanung sollten in einer Anwendung gebündelt werden. Dabei galt es, Informationen zu Klienten, Beratungsfällen, Terminen und erbrachten Leistungen strukturiert abzubilden und für die tägliche Arbeit der Berater schnell zugänglich zu machen. Auch die monatliche Einsatzplanung sollte digital unterstützt werden: Berater müssen Kunden und Standorten zugeordnet sowie geplante Arbeits- und Fahrtzeiten berücksichtigt werden können. Gleichzeitig sollte die Erfassung der erbrachten Leistungen nachvollziehbar erfolgen und die daraus entstehenden Leistungsnachweise für Prüfung, Freigabe und weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Unsere Lösung

Die Anwendung bündelt diese Arbeitsprozesse in vier zentrale Bereiche: Dashboard, Documentation, EffortStatement und Planning. Das Dashboard bildet den zentralen Einstiegspunkt nach dem Login und führt aktuelle Informationen aus den verschiedenen Bereichen zusammen. Zuletzt bearbeitete Fälle, anstehende Termine und Erinnerungen, neue Nachrichten sowie eigene Leistungsnachweise werden übersichtlich dargestellt und ermöglichen einen direkten Einstieg in die jeweiligen Arbeitsbereiche.
Im Bereich Documentation wird die Beratungsarbeit strukturiert in einer digitalen Klientenakte abgebildet. Klienten können angelegt und verwaltet, Beratungsfälle erfasst und einzelne Beratungsgespräche sowie Kontakte und Termine dokumentiert werden. Dabei lassen sich unter anderem Thema und Status einer Beratung festhalten. Auch die Weitergabe eines Falles an eine andere beratende Person wird innerhalb der Anwendung unterstützt.

Mit dem Bereich EffortStatement wird die Leistungserfassung digital abgebildet. Erbrachte Leistungen können mit Datum, Leistungsart und Aufwand erfasst und anschließend nach Klient und Zeitraum zusammengeführt werden. Die Leistungsnachweise können zur Prüfung eingereicht, von einer weiteren Person genehmigt oder abgelehnt und für die weitere Verarbeitung als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden.

Der Bereich Planning unterstützt schließlich die Einsatzplanung der Berater. Arbeitszeiten werden Kunden und Standorten zugeordnet und für den jeweiligen Planungszeitraum erfasst. Neben den geplanten Arbeitsstunden können auch Fahrtzeiten und weitere Zeitaufwände berücksichtigt werden. Eine Plausibilitätsprüfung unterstützt bei der Kontrolle der Planung, bevor diese abschließend freigegeben und für den jeweiligen Monat verbindlich festgeschrieben wird.