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Wie gestalten wir unsere Teammeetings, damit auch in der Corona-Krise alle auf dem neuesten Stand bleiben und unsere Teams reibungslos miteinander...

Teambesprechung mit dem Popcorn-Board

Das Popcorn-Board - der Stoff aus dem die agilen Workflows sind

Wir wollen zeigen, wie wir arbeiten und stellen dazu hin und wieder Tools und Methoden vor, die sich für uns bewährt haben.

Heute: unser Popcorn Board!

Kontinuierliche Verbesserung hört sich so leicht an und ist doch so schwer. Um unsere internen Prozesse zu verbessern, haben wir eine vereinfachte Form von Claudio Perrones Popcorn Board etabliert. In jedem Teammeeting werden dort Beobachtungen und Probleme zusammen mit möglichen Lösungsideen gesammelt. Im Team wird dann entschieden welche Idee bis zum nächsten Teammeeting ausprobiert werden soll. Konnte das Problem dadurch nicht gelöst, wird mit der nächsten Idee weiter experimentiert. So finden wir nach und nach für fast jedes Problem eine gute Lösung und auch kleinere Probleme werden im hektischen Projektalltag nicht vergessen.

Deshalb zeigen wir euch, wie genau wir das Popcorn-Board in unseren Arbeitsalltag integrieren:

PopcornFlow ist eine Methode, die der optimierten Reflexion und kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Arbeitsweise dient. Veränderungen werden häufig als umfangreich, in der Umsetzung langsam und manchmal beängstigend wahrgenommen. Claudio Perrone stellt daraufhin die Frage: „Was wäre aber, wenn man Veränderungen in kleine „Happen“ schneidet und diese dann nach und nach umsetzt?“. Daher lautet das erste Prinzip des PopcornFlow: „If change is hard, make it continuous“.

Jedes Problem startet mit einer Beobachtung, wobei die Beobachtung auf ein real existierendes oder ein möglicherweise in Zukunft auftretendes Problem gerichtet ist. Jede Beobachtung ist als Input wertvoll, selbst wenn die Beobachtung an sich und deren möglichen Ursachen noch nicht bis ins letzte Detail durchleuchtet sind. Allein das Aussprechen der Beobachtung führt dazu, dass ein Denkprozess bei den Teammitgliedern angestoßen und das Thema automatisch näher durchleuchtet wird. Im nächsten Schritt erarbeitet wir gemeinsam mögliche Optionen („Options“), um das Problem zu lösen. Die Optionen sind in der Regel noch allgemein als Stichpunkte formuliert und werden ans Board gepinnt.

Oft werden mehrere Optionen zu der Beobachtung identifiziert, manche schließen sich dabei sogar gegenseitig aus. Daher wird im nächsten Schritt mindestens eine der Optionen als „Possible experiments“ zusammengefasst. Bei diesem Schritt kann bereits eine erste Verfeinerung bzw. Konkretisierung der Option(en) erfolgen. Als Ergebnis hat man ein Backlog von möglichen Experimenten, das sich aus den vielversprechendsten Optionen zusammensetzt.

Mit der Auswahl eines „Possible experiments“ zu einer „Committed task“ verpflichtet sich das Team, diese Option umzusetzen. Wichtig ist hier, die konkrete Aktion, den Grund/die Gründe für die Aktion, die Erwartungshaltung/das Ziel und die Zeitdauer, wie lange die Aktion dauern darf (Timebox) bzw. ein konkretes Datum, an dem ein Review dazu stattfinden soll, festzuhalten. Falls die „Committed task“ nicht durch das gesamte Team, sondern nur von einem oder wenigen Teammitgliedern durchgeführt wird, hat es sich bewährt, auch die Namen der Durchführenden festzuhalten.

Sobald ein „Committed task“ in Bearbeitung genommen wird, wechselt der Status dieses Tasks auf „Ongoing“ und nach Beendigung auf „Review“. Im Review werden die folgenden Fragen beantwortet:

  • Welche Experimente wollten wir durchführen?
  • Welche Experimente haben wir tatsächlich durchgeführt?
  • Welche Ergebnisse hatten wir erwartet?
  • Was ist davon eingetroffen, was nicht?
  • Was lernen wir daraus?
  • Darauf aufbauend: was werden wir als Nächstes tun?

Haben die Ergebnisse unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt, dann kann das ursprüngliche Problem als erledigt/gelöst betrachtet werden. Allerdings sei an dieser Stelle ein wichtiger Punkt erwähnt: Nicht immer trifft das „erhoffte“ Ergebnis ein. Manchmal gar nicht, manchmal nur zum Teil. Experimente können auch scheitern. Es wäre falsch, in solchen Situationen den Mut für weitere Experimente zu verlieren. Ein fehlgeschlagenes Experiment stellt kein Scheitern dar. Vielmehr ist damit der Lernprozess weiter fortgeschritten und das Team wird damit feststellen: ok, dieses Experiment hat nicht zum erhofften Erfolg geführt, lass uns etwas anderes versuchen. Ganz nach dem Motto: If you don´t try, you´ll never know!

15.02.2019