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Unser Intranet mit Confluence

Unser Intranet und 10 Gründe, warum wir es benutzen

Unser Intranet ist eine Sammlung wichtiger Anleitungen und Ideen. Jeder im Team kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Damit das möglichst einfach ist, verwenden wir Confluence. Jede Seite kann kinderleicht bearbeitet, ergänzt, verlinkt und formatiert werden. So entstehen in kürzester Zeit aus guten Ideen umfangreiche Konzepte, Anleitungen und Checklisten.

Was gut innerhalb des Unternehmens funktioniert, eignet sich auch bestens für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden. In eigenen Projektbereichen können wir zusammen mit den Kunden Informationen sammeln und strukturieren, statt unzählige Dokumente umständlich auszutauschen.

Deshalb hier 10 Gründe, Confluence als Firmenwiki zu verwenden:

1.) Zentrale Ablage von Informationen schafft Transparenz

Ein Wiki mit Hilfe von Confluence ermöglicht die zentrale Erfassung und Ablage von Informationen. Dadurch sind die Daten für Mitarbeiter leicht zugänglich und auffindbar. Dies ist insbesondere für neue Mitarbeiter relevant, da diese die wichtigsten Informationen direkt in Confluence finden können. Dadurch beschleunigt sich das Anlernen und der Prozess zum produktiven miteinander Arbeiten verkürzt sich. Eine effiziente und transparente Kommunikation von Seiten des Managements ist dadurch ebenfalls gewährleistet.

2.) Aktualität der Informationen

Oft wird noch mit lokal gespeicherten Dateien gearbeitet. Gerade, wenn mehrere Personen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder die auf dem Laufwerk lokal gespeicherten Daten und Informationen nicht mehr aktuell sind, können Probleme oder Verzögerungen diesbezüglich auftreten. Durch die Nutzung eines Firmenwiki erfolgt die Erfassung und Ablage von Informationen und Dateien an einem zentralen Ort, was eine stetige Aktualität deutlich wahrscheinlicher macht. Ebenso ist es möglich, jederzeit auf tagesaktuelle Informationen von beispielsweise Projekten zuzugreifen und einzusehen. Das ist sowohl für das Management als auch für alle Beteiligten innerhalb eines Projekts von großem Vorteil.

3.) Alles an einem Ort

Wie in Punkt 2 bereits angesprochen, ist die zentrale Ablage von Informationen und Dateien ein großer Vorteil eines Wikis. Dies erhöht nicht nur die Aktualität, sondern insbesondere auch die Auffindbarkeit. Die Suche in Ordnern, E-Mails oder anderen Ablageorten wird dadurch vereinfacht. Alle notwendigen Informationen befinden sich an einem Ort, was letztlich zu einer Steigerung der Produktivität führt. Beispielsweise sind Besprechungsnotizen direkt nach dem Termin für alle einsehbar und müssen nicht erst per Email verschickt werden.

4.) Automatische Versionierung von Inhalten und Dateien

Confluence bietet als Firmenwiki eine integrierte Versionierung von Inhalten und Anhängen. Jede Änderung wird mit einem Zeitstempel versehen und kann auch im Nachgang wiederhergestellt werden. Ebenso können Versionen natürlich auch miteinander verglichen werden. Dabei erkennt man was neu hinzugefügt, gelöscht oder in der Formatierung geändert wurde. Tabellen für die Versionierung in Word Dateien ist dadurch also überflüssig. Diese Funktion beschränkt sich dabei nicht nur auf Inhalte, sondern auch auf angehängte Dateien.

5.) Umfangreiche Suchfunktionen

Confluence als Firmenwiki bietet im Vergleich zu vielen anderen Wikis eine besonders gute und umfangreiche Suchfunktion. Neben den normalen Seiteninhalten durchsucht Confluence ebenso angehängte PDF, Word, Power Point oder Excel Dokumente. Ebenso kann die Suche nach weiteren Kriterien eingeschränkt und verfeinert werden. Dazu gehören zum Beispiel der Zeitraum der Erstellung, der Autor, der Bereich oder auch die Eingrenzung nach einzelnen Stichworten.

6.) Die beste Integration mit Jira

Confluence entstammt genau wie Jira aus dem Hause Atlassian. Entsprechend bietet Confluence die besten Möglichkeiten zur Integration von Jira oder anderen Atlassian Anwendungen. Erstellen Sie in Confluence Statistiken und Berichte über Jira Tickets oder binden Sie Confluence als Knowledge-Base in Jira Service Desk ein. Damit können Sie beispielsweise mögliche Anfragen bereits vor Erstellung des Tickets mit Hilfe Artikeln lösen.

7.) Vorlagen für automatische Formatierung und einheitliches Layout

Für eine gute Auffindbarkeit von Informationen ist nicht nur eine gute Suche wichtig, sondern auch eine gute und einheitliche Gestaltung von Inhalten. Confluence als Firmenwiki bietet hier die Möglichkeit Vorlagen für Inhalte zu erstellen. Anstatt immer wieder mit einer leeren Seite zu beginnen, können automatisch Tabellen, Formatierungen oder Inhalte hinterlegt werden. Dies ist insbesondere bei Besprechungsnotizen, Anforderungen oder Release-Notes sehr hilfreich.

8.) Umfangreiche Berechtigungsmöglichkeiten

Grundsätzlich ist eine offene und zugängliche Gestaltung eines Wikis sehr wichtig. Es gibt aber auch Inhalte, die nicht für jeden einsehbar oder änderbar sein sollen. Hierbei bietet Confluence ein umfangreiches Berechtigungskonzept an. Es ist zum einen möglich den Zugriff auf ganze Bereiche einzugrenzen als auch innerhalb eines Bereichs den Zugriff auf bestimmte Seiten zu begrenzen. Innerhalb von Confluence können diese lese- oder auch schreibgeschützt eingestellt werden. Grundlegende Funktionen können innerhalb eines Bereichs wie „Kommentare“ oder „Seiten erstellen“ auf individuelle User oder ganze Gruppen eingeschränkt werden.

9.) Automatische E-Mail Benachrichtigungen

Um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein und keine Änderungen zu verpassen, müssen Sie nicht regelmäßig die Inhalte in Confluence prüfen. Stattdessen können Sie einzelne Seiten oder Bereiche „beobachten“. Sobald in den gewünschten Bereichen oder Seiten Änderungen vorgenommen werden, erhalten Sie von Confluence automatisch eine Benachrichtigung. Das ist vor allem bei Inhalten interessant, die nur sehr selten aktualisiert werden.

10.) Verschiedene Hostingmöglichkeiten

Confluence bietet Ihnen als eines der wenigen Wiki verschiedene Möglichkeiten für das Hosting. Sie können Confluence als Unternehmenswiki sowohl auf Ihrem eigenen Server oder in der Atlassian Cloud betreiben. Dadurch haben Sie Ihre Daten im Griff und wissen genau wo diese gespeichert werden. Wir bieten Ihnen diesbezüglich übrigens auch ein „Managed Hosting“ der Atlassian Anwendungen an, falls Sie sich selbst nicht um den Betrieb kümmern möchten, aber die Cloud Variante nicht für Sie in Frage kommt.

23.01.2020