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Tips für Teammeetings während Corona

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Wie gestalten wir unsere Teammeetings, damit auch in der Corona-Krise alle auf dem neuesten Stand bleiben und unsere Teams reibungslos miteinander...

Tips für Teammeetings während Corona

Wie gestalten wir unsere Teammeetings, damit auch in der Corona-Krise alle auf dem neuesten Stand bleiben und unsere Teams reibungslos miteinander arbeiten können? Wir teilen unsere acht wichtigsten Tips.

Wie bleiben Teams in Verbindung, wenn alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Wie kommunizieren wir über die Distanz – und was macht es mit uns, wenn wir Mimik und Gestik oder das kurze Gespräch zwischendurch nicht mehr haben? Wir haben uns zusammengesetzt und unsere acht Key-Tips für euch gesammelt.

Das hat sich bei uns bewährt:

1. Täglicher Videocall im internen Team
Jeder Arbeitstag beginnt mit einem morgendlichen Videocall.
Vorab notieren alle Kollegen, woran sie gerade arbeiten. Damit behalten wir den Überblick, können in der Konferenz offene Punkte klären und Prioritäten setzen. Im Anschluss kann geklärt werden, welche Aufgaben noch offen sind oder ob jemand bei einer Aufgabe Unterstützung braucht.

2. Kurze Check-Ins
Am Anfang der meisten Meetings machen wir kurze Check-Ins. Wir erzählen reihum, wie es uns geht. So schaffen wir Raum für jeden im Team und für Themen, die uns abseits der Arbeitsthemen bewegen oder können jemandem unsere Hilfe anbieten.

3. Informationsaustausch in Echtzeit erleichtert die Zusammenarbeit
Wir benutzen ein internes Protokoll-Tool, in dem alle Teammitglieder gleichzeitig Einträge ändern können und sehen, was die anderen bearbeiten. Somit hat jeder einen Überblick und weiß, woran der andere arbeitet. Da merkt man fast gar nicht, dass man nicht nebeneinander sitzt .

4. Klare Kommunikation
Wer arbeitet woran? Was ist zu erledigen und bis wann?
Es muss eine Übersicht über Aufgabenverteilung, Deadlines und gegenseitige Erwartungen geben.
Klarheit ist ein essentieller Bestandteil der Kommunikation im Team. 

5. Die richtigen Tools verwenden
Wir arbeiten im Tagesgeschäft mit verschiedenen Tools und überprüfen auch regelmäßig, welche Tools für uns nicht mehr funktional sind.
Grundvoraussetzungen sind Stabilität und Erreichbarkeit für alle Teammitglieder.

6. Die Dauer begrenzen
Um das Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten, werden Dauer und Ablauf zuvor festgelegt.
Für Rückfragen und einen schnellen Austausch nutzen wir Tools wie Slack, Mail, Telefon oder Skype.

7. Die Online-Kaffeepause

Vielleicht hilft es aber auch einfach mal zu quatschen. Denn für viele ist der Mangel an Kontakten eine der größten Herausforderungen des Homeoffice. Umso wohltuender ist es, sich täglich zu einer gemeinsamen Kaffeepause per Videokonferenz zu treffen. So sehen sich alle, können sich über ihre Herausforderungen und schöne Neuigkeiten austauschen und fühlen sich weiter verbunden. Für Führungskräfte gibt es dabei einen großen Vorteil: Sie sehen alle täglich und bekommen ein Gespür dafür, ob alles rund läuft. Also, auf geht`s! Jeden Tag von 10.30 bis 10.50 Uhr ist gemeinsame Pause!

8. Nicht vergessen: Pausen machen!

Viele tappen derzeit in die Falle, von einer Video-Konferenz in die nächste zu stürzen. Es ist ja so wunderbar effektiv, man spart Anfahrtswege, ... - doch halt! Leider werden dadurch auch Zeiten "eingespart", die wichtig sind, um Inhalte nochmal zu strukturieren oder zu verarbeiten. Daher ist es wichtig, zwischendrin Pausen einzuhalten. Übrigens: auch der Rücken/Nacken wird es danken!

08.04.2020